Раньше мы всё делали вручную, и один мониторинг рекламных конструкций в 108 магазинах Лемана Про занимал до 14 дней. Фотоотчёты приходили в основном через WhatsApp. Дальше — ручное сохранение, пересортировка по папкам, перенос на внутренний сервер, затем заливка на Яндекс.Диск и ручное формирование ссылок. Плюс в WhatsApp падало качество фото, а нам важно читать ценники и SKU.

Нужно было сократить сроки, убрать рутину по сбору/сохранению фото, сократить количество ошибок и стресса при подготовке отчета. Яндекс.Формы исправили ситуацию с качеством фотографий, но не исправили ситуацию с их сохранением. Тот же самый труд и то же самое время остались — только теперь мы сохраняли фото уже из ответов форм.

Мы смотрели около шести готовых решений — мобильные приложения под мерчендайзинг. Они были слишком большими и громоздкими для нашей задачи: геолокация, заказы, 1С, контроль мерчей. Нам нужен был простой инструмент, а не комбайн. Даже технически подкованные люди путались. Фокус-группа из офисных сотрудников просто закрыла приложение и сказала: “Вы отнимаете наше время, мы этим пользоваться не будем”.

С Автоматикой тоже смотрели их готовое решение field1.ru, но, в отличие от других поставщиков, предлагавших только стандартное решение, ребята из Автоматики интегрировали наши Яндекс Формы в их платформу и это сработало. То, что раньше занимало около 14 дней, сейчас занимает менее 7. Обучение пользователей, сбор фото, модерация, создание отчета и хранение фото теперь полностью автоматизированы. Главная сильная сторона — это простота и доступность для пользователя и админов. Нет ничего лишнего, что вводило бы в заблуждение. Любому монтажнику или аудитору сразу понятно, что и как делать.

Команда Автоматики сработали эффективно и оперативно. На вопросы отвечают, доработки обсуждают и делают. Единственное пожелание — во второй половине дня хотелось бы иногда быстрее ответы (понимаю разницу во времени). Упрощённая версия, которую дополнительно сделали под "Магнит" — без модерации, понравилась отделу управления проектами, будем использовать в параллели. 

Риск блокировки Telegram просматривается, но коллеги из Автоматики пообещали, что в таком случае перенесут наш функционал из Телеграм в их мобильное приложение, сохранив такой же минималистичный UX и гибкость в настройке. 

Решение подходит для любых работ “в полях”, где нужна фотофиксация и быстрый контроль: монтажи наружной/индор-рекламы, проверка размещений, задачи для подрядчиков, где важны простота и скорость, а исполнители не обязаны быть технически подкованными.

Мы отвечаем за фотоаудиты рекламных размещений Лемана ПРО в федеральной сети магазинов по всей России. Сейчас это 107 торговых точек, ежемесячно — около 35 активных задач на точку и 18–20 тысяч фотографий, которые нужно корректно собрать, проверить, систематизировать и передать заказчику.

Раньше исполнитель получал задание в личном чате, делал фото и присылал менеджеру. Менеджер вручную сохранял фотографии на внутренний диск, потом загружал их на Яндекс.Диск, формировал папки и ссылки для итогового отчёта.

При таком объёме это было тяжело:

• сотни фотографий в одном чате;
• терялось ТЗ и комментарии;
• забивалась память телефонов;
• всё было завязано на конкретного менеджера;
• много времени уходило просто на перекладывание файлов.

Накопилась усталость от рутины. В пиковые периоды аудиты и монтажи шли параллельно,
и мы физически не успевали качественно проверять фото и сдавать отчёты вовремя. Качество начинало страдать — не потому что мы не хотели, а потому что процесс был перегружен ручной работой.

Сейчас процесс выглядит так:

• исполнитель получает задачу через Telegram-бот;
• открывает Яндекс.Форму, где уже есть чёткое задание, примеры правильных фото, условия «если / то»;
• загружает фотоотчеты;
• мы модерируем результат в админ-панели: одобряем или отправляем на доработку;
• фотографии автоматически попадают в структурированное хранилище на Яндекс.Диске;
• система формирует итоговый табличный отчет.

Исполнитель сразу видит правильный сценарий работы. Ему не нужно искать PDF
с инструкцией, задавать уточняющие вопросы в чате, гадать, как именно сфотографировать.
У него перед глазами конкретный пример под конкретную ситуацию. Это сильно снижает количество ошибок.

Стало спокойнее проходить финальную сдачу — меньше авралов и нервотрёпки. За счёт примеров и логики формы количество ошибок снизилось примерно на 20%.

Также мы убрали самую тяжёлую часть — монотонную ручную работу модераторов: перенос тысяч фото, проверку и доработки, повторную выгрузку. Команда теперь больше времени тратит на контроль качества и аналитику, а не на перекладывание файлов. При объёме 18 тысяч фото это принципиально.

Для нас это большой шаг вперёд в оптимизации. Меньше рутины, меньше ошибок, спокойнее работа команды и лучше итоговый результат для заказчика.

Внедрив Яндекс.Формы в решение, мы делегировали одну из ключевых составляющих подобных проектов — интерфейс конечного пользователя. Яндекс.Формы - это простой, интуитивно понятный и при этом многофункциональный инструмент, позволяющий многочисленные кастомизации как полей формы, так и её визуального оформления. В сочетании с Telegram ботом для маршрутизации задач получилось максимально доступное полевому сотруднику комбо.

Для того, чтобы Яндекс.Формы отправляли результаты заполнений к нам на сервер, каждой форме необходимо прописать адрес для отправки и указать дополнительные параметры. Эти настройки позволяют нам классифицировать и корректно сохранить данные. Мы переживали, что настройка многочисленных форм затруднит работу администраторов, но коллеги быстро адаптировались, используя возможность копирования предзаполненной формы-шаблона.

Яндекс.Формы также позволяют расширить объем хранения, подключив дополнительное хранилище, что позволило собирать до 20 фотографий на каждый вопрос анкеты. Исполнители больше не ограничены стандартными лимитами формы, что позволяет им запечатлеть все детали, необходимые для качественной модерации результата.

Запуск проекта с Кариной и её командой стал примером по-настоящему партнёрской работы. Коллеги были глубоко вовлечены в процесс, быстро принимали решения и всегда держали фокус на результате. С такой командой работать легко и драйвово — именно такую вовлечённость мы особенно ценим в заказчиках.